Datenschutzerklärung
GHD Hoteldienstleistungen GmbH - Zeiterfassungssystem
1. Allgemeine Hinweise
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unseres internen Zeiterfassungssystems. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen.
Wichtiger Hinweis
Dieses System dient ausschließlich der internen Zeiterfassung für Mitarbeiter der GHD Hoteldienstleistungen GmbH und autorisierte Vorarbeiter. Die Nutzung ist nur durch berechtigte Personen mit gültigen Zugangsdaten gestattet.
2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
41517 Grevenbroich
3. Welche Daten werden verarbeitet?
3.1 Mitarbeiterdaten
| Datenart | Beispiele | Zweck |
|---|---|---|
| Persönliche Identifikation | Name, Mitarbeiter-ID | Eindeutige Zuordnung der Arbeitszeiten |
| Zeiterfassungsdaten | Datum, Uhrzeit, Arbeitsort/Zimmer | Dokumentation der Arbeitsleistung |
| Berechnete Werte | Arbeitsstunden, Lohnberechnungen | Lohnabrechnung und Reporting |
| Digitale Unterschriften | Elektronische Signatur der Stundenzettel | Bestätigung und rechtliche Absicherung |
3.2 Benutzerdaten (Vorarbeiter/Admin)
- Benutzername: Für die Anmeldung am System
- Verschlüsselte Passwörter: Für die Authentifizierung
- Benutzerrolle: Zur Steuerung der Systemzugriffe
- Hotelzuordnung: Für die bereichsspezifische Verwaltung
3.3 Technische Daten
- Session-Daten: Für die sichere Anmeldung (JWT-Tokens)
- IP-Adressen: Nur in Server-Logs für Sicherheitszwecke
- Zugriffsprotokolle: Datum und Uhrzeit der Systemnutzung
4. Zweck der Datenverarbeitung
4.1 Hauptzwecke
- Zeiterfassung: Dokumentation der Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter
- Lohnabrechnung: Grundlage für die korrekte Entlohnung
- Arbeitsrechtliche Compliance: Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes
- Projektabrechnung: Zuordnung von Arbeitszeiten zu Hotels/Räumen
- Personalverwaltung: Administrative Verwaltung der Mitarbeiterdaten
4.2 Berechtigte Geschäftsinteressen
- Effiziente Verwaltung der Arbeitszeiten
- Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Authentifizierung
- Automatisierung der Lohnabrechnung
- Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit
5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
DSGVO Artikel 6 Abs. 1
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung des Arbeitsvertrags (Zeiterfassung, Lohnabrechnung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Rechtliche Verpflichtung (Arbeitszeitgesetz, Steuerrecht)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Systemsicherheit, Administration)
Bei der Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen haben wir sorgfältig abgewogen, dass unsere Interessen nicht durch Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen.
6. Speicherdauer
| Datenart | Speicherdauer | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Zeiterfassungsdaten | 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres | § 147 AO (Abgabenordnung) |
| Lohnabrechnungsunterlagen | 6 Jahre nach Ende des Kalenderjahres | § 257 HGB |
| Benutzerdaten (aktive Accounts) | Solange das Arbeitsverhältnis besteht | Arbeitsvertrag |
| Session-Daten | Bis zur Abmeldung oder max. 24 Stunden | Technische Notwendigkeit |
| Server-Logs | 6 Monate | IT-Sicherheit |
Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder laufende Rechtsverfahren eine längere Speicherung erfordern.
7. Weitergabe von Daten
7.1 Interne Weitergabe
- Personalabteilung: Für Lohnabrechnung und Personalverwaltung
- Vorarbeiter: Nur für ihre zugeordneten Mitarbeiter und Hotels
- Geschäftsführung: Für betriebliche Auswertungen und Controlling
7.2 Externe Weitergabe
- Steuerberater: Für steuerliche Pflichten und Lohnabrechnung
- Finanzbehörden: Bei gesetzlichen Prüfungen oder Anfragen
- Sozialversicherungsträger: Für Meldungen und Beitragsabrechnung
Wichtig
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
8. Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte gegenüber uns:
8.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung verlangen.
8.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
8.3 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen.
8.4 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
8.5 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen widersprechen, sofern nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen.
8.6 Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
9. Datensicherheit
9.1 Technische Maßnahmen
- Verschlüsselung: HTTPS-Verbindung für alle Datenübertragungen
- Passwort-Sicherheit: Bcrypt-Verschlüsselung aller Passwörter
- Authentifizierung: JWT-basierte Anmeldung mit Session-Management
- Zugriffskontrolle: Rollenbasierte Berechtigungen (Admin/Owner/User)
- Datenbankschutz: Sichere MySQL-Konfiguration mit Prepared Statements
9.2 Organisatorische Maßnahmen
- Mitarbeiterschulung: Regelmäßige Schulungen zum Datenschutz
- Zugriffsberechtigung: Vergabe nur bei dienstlicher Notwendigkeit
- Protokollierung: Nachvollziehbarkeit aller Systemzugriffe
- Backup-Konzept: Regelmäßige Datensicherung mit verschlüsselter Speicherung
9.3 Soft-Delete Verfahren
Gelöschte Daten werden zunächst nur markiert (Soft-Delete) und erst nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen endgültig entfernt. Dies ermöglicht die Wiederherstellung bei versehentlicher Löschung und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Vorgaben.
10. Systementwicklung und -wartung
Technische Entwicklung
Das Zeiterfassungssystem wurde entwickelt von Velury GbR.
Velury agiert als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag wurde geschlossen, der die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gewährleistet.
11. Kontakt bei Datenschutzfragen
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:
Datenschutzbeauftragter
Aufgrund der Betriebsgröße (unter 20 Mitarbeiter mit regelmäßiger Datenverarbeitung) ist die GHD Hoteldienstleistungen GmbH nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Datenschutzfragen werden direkt von der Geschäftsführung bearbeitet.
Technischer Support
Bei technischen Problemen mit dem Zeiterfassungssystem wenden Sie sich bitte an Ihren direkten Vorgesetzten oder an die Geschäftsführung.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslage oder Systemfunktionen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.
Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie über die üblichen Kommunikationswege informieren.